Was sind die Vorteile eines Vendor-Management-Systems (VMS)?


Entdecken Sie die zehn größten Vorteile, die ein Vendor-Management-System, oder VMS, Ihrem Unternehmen bieten kann …

... wenn es das richtige VMS für Ihr Unternehmen ist

 

Es geht vielen wie Ihnen. Die meisten Unternehmen tun sich schwer mit dem Management ihrer befristet Beschäftigten.

Wenn die Zahl der externen Arbeitskräfte zunimmt, müssen Unternehmen ihre Strategien für die Gewinnung und Verwaltung von Talenten anpassen. Ein Vendor-Management-System (gemeinhin als VMS bezeichnet) kann einen ganzheitlichen Überblick über die externen Talente und Dienstleister bieten, die Unternehmen über verschiedene Kanäle und auf der ganzen Welt beziehen.

Jedoch sind nicht alle VMS-Lösungen gleich. Lesen Sie weiter, um mehr über die Vorteile eines Vendor-Management-Systems zu erfahren.

Herkömmliche Prozesse im Personal- und Beschaffungsmanagement sind nicht in der Lage, die besonderen Aspekte der Verwaltung externer Arbeitskräfte zu bewältigen. Um global wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen Unternehmen auf cloudbasierte Technologielösungen wie ein VMS oder Vendor-Management-System.  

Warum?

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Ein VMS kann die Arbeitskosten steuern, die Produktivität maximieren und die Effizienz steigern. 

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Ein VMS kann die Transparenz schaffen, die das Personal- und Beschaffungsmanagement benötigt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen geeignete externe Talente mit den erforderlichen Zertifizierungen und anderen Qualifikationen einsetzt.

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CDurch eine echte Zusammenarbeit zwischen Beschaffung und Personalwesen und die Implementierung des richtigen VMS kann das Unternehmen den Wert der Beziehungen zu Dienstleistern maximieren.

 

Bei der Suche nach einem Vendor-Management-System ist es wichtig zu verstehen und zu bewerten, wie jede VMS-Lösung die Ergebnisse für Ihr Unternehmen beschleunigen kann.

Zum Einstieg finden Sie hier die Top-10-Möglichkeiten, wie vorteilhaft das richtige VMS für Ihr Unternehmen werden und wie es die wichtigsten Kennzahlen Ihres Unternehmens verbessern kann.

 


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Prozesse automatisieren

Automatisierte Prozesse in der Cloud können die Beschaffung, die Überprüfung, das Aufgabenmanagement, das Projektmanagement, das Onboarding, das Offboarding und die Rechnungsstellung unterstützen. VMS-Lösungen vereinfachen den Prozess der Verlängerung von Aufgaben oder Verträgen, die Verwaltung von Ausgaben und das Reagieren auf neue Möglichkeiten. Außerdem werden die externen Talente des Unternehmens erfasst, sodass die Personalverantwortlichen Ihres Unternehmens wissen, wen sie wieder einstellen müssen und ob die Zertifizierung eines Mitarbeiters aktuell ist. Mit der wachsenden Zahl externer Arbeitskräfte ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen Aufzeichnungen über Auftragnehmer genauso gut führen wie über festangestellte Arbeitskräfte.

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Compliance sicherstellen

Ihr Unternehmen steht täglich vor wichtigen Compliance-Fragen – intern und extern. Von staatlichen Vorschriften, die von Land zu Land unterschiedlich sind, bis hin zu den Onboarding-Richtlinien des Unternehmens. Ein VMS kann das Risiko mindern, indem es Ihnen folgende Unterstützung bietet:

  • Verwaltung all Ihrer Informationen in einem System, um lückenlose Prüfpfade zu erstellen
  • Wichtige Erinnerungen, z. B. das Auslaufen von Visa, Kündigungsfristen oder Zulassungsvoraussetzungen 
  • Einrichtung von Kontrollen für relevante Genehmigungen
  • Zugriff über einen zentralen Einstiegspunkt für alle Ihre Standorte und Geschäftsbereiche, um ungenaue oder unzusammenhängende Ergebnisse zu vermeiden
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Integration Ihrer Lieferantenpartner

Mit einem cloudbasierten VMS können Unternehmen Anbieter auswählen, die an vorher festgelegte Kennzahlen gebunden sind, und deren Leistung während der Vertragslaufzeit verfolgen. Achten Sie darauf, dass Sie auch Ihre Lieferanten integrieren können. Auf diese Weise erhalten die Unternehmen mehr Kontrolle über die Auswahl der Lieferanten und können sich auf die Qualität und den Wert der Leistungen verlassen.

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Förderung der Mobilität bei Zahlungsverfahren

Ein cloudbasiertes Vendor-Management-System kann die Zeiterfassung, Zahlungsabwicklung und Kostenerstattung von einem Desktop- oder Mobilgerät aus unterstützen. Robuste Lösungen bieten Ihrem Unternehmen auch die Möglichkeit, Ihre bestehenden Zeiterfassungs- oder Zahlungssysteme in die Lösung zu integrieren. In beiden Fällen besteht der Nettonutzen in einem effizienten, kostengünstigen Mittel zur elektronischen Rechnungsstellung, das den Verwaltungsaufwand verringert und die automatische, detaillierte Berichterstattung über den Abgleich erleichtert.

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Senkung der Kosten

Durch den Einsatz eines Vendor-Management-Systems (VMS) kann Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht Geld sparen. Sie können Ihre Personalabrechnung besser verwalten und Unstimmigkeiten bei Überstunden oder überhöhten Sätzen feststellen. Nutzen Sie die bereits in Ihrem System vorhandenen Ressourcen, um zusätzliche Kosten für die Personalbeschaffung und Schulung zu vermeiden. Gewinnen Sie Einblicke in verschiedene Arten von Arbeit und die damit verbundenen Tarife, um bessere Entscheidungen zu treffen.

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Transparenz verbessern

Durch die Implementierung einer zentralen, zuverlässigen Lösung für die Verwaltung Ihrer Multichannel-Belegschaft erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, wer für Sie arbeitet, wo sich diese Personen aufhalten, auf welche Anlagen und Einrichtungen sie Zugriff haben und welchen Mehrwert sie bieten. Ein VMS gewährt der gesamten Belegschaft direkten Zugriff, um alle Arten von Arbeit zu verfolgen und zu verwalten, auch wenn sie von Dritten bezahlt wird. 

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Verkürzung der Zeitspanne von der Anforderung bis zur Besetzung

Einer der gängigsten Leistungsindikatoren für Talentmanager ist die Messung der Zeit bis zur Besetzung. Automatisierte Beschaffungslösungen helfen Ihnen dabei, schnell die richtigen Talente zu finden und das Bewerbererlebnis zu verbessern. Schnelligkeit ist entscheidend, um die Konkurrenz auszustechen. Auch trägt die Verkürzung der Zeit bis zur Besetzung zur Agilität des Unternehmens bei. Stellen Sie sich vor, Sie könnten den Anforderungszeitraum von vielen Monaten auf nur wenige Tage reduzieren.

 

 

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Optimierung des Onboarding-Prozesses

Arbeitskräfte, deren Qualifikationen stark nachgefragt werden, entscheiden sich eher für Unternehmen, mit denen sie einfacher zusammenarbeiten können und die über zuverlässige Abläufe für Rechnungsstellung, Zahlungen und Erstattungen verfügen. Klar definierte, automatisierte Prozesse tragen zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei und ermöglichen einen reibungslosen Weg zur Produktivität der Auftragnehmer.

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Aufbau einer stärkeren Belegschaft und eines Ökosystems von Talenten

Treffen Sie im Vorfeld klügere Entscheidungen, damit Sie langfristig über eine strategischere Belegschaft verfügen. Nutzen Sie die Plattform beispielsweise, um die ideale Art von Arbeitskräften (Festangestellte, Zeitarbeitskräfte, Praktikanten usw.) für jede Rolle zu ermitteln und dann die beste Art der Beschaffung zu bestimmen (bevorzugter Lieferant, bekannter ehemaliger Mitarbeiter, vorhandener Zeitarbeiter usw.). Achten Sie auf das Ökosystem von Lösungen, die mit dem Dienstleister integriert werden. Solche Verbindungen werden für Ihre Geschäfte immer wichtiger, wenn Sie flexible Talente über Online-Marktplätze einstellen und andere ergänzende Online-Services nutzen möchten, um agiler zu werden und Zeit zu sparen.

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Nutzung fortschrittlicher Berichts- und Analysefunktionen

Leistungsstarke VMS-Lösungen bieten Ihnen robuste Funktionen für Datenanalyse und maschinelles Lernen, mit denen Sie in kürzester Zeit die Preise für Talente mit bestimmten Qualifikationen und Erfahrungen vergleichen können. Sie ermöglichen es Ihnen, Einstellungsszenarien durchzuspielen, eine Talentstrategie und ‑planung zu initiieren und schließlich Kandidaten für Positionen vorzuschlagen. Sobald eine Arbeitskraft gefunden wurde, können die Personalverantwortlichen die aktuellen Vergütungen im Auge behalten, um zu verhindern, dass ein Konkurrent mit einem besseren Angebot auftaucht und die besten Talente abwirbt.

Zusammenfassung

Mit dem richtigen VMS für Ihr Unternehmen sind Sie in der Lage, flexibel zu bleiben, sich stark nachgefragte Qualifikationen zu sichern, die Anzahl der Arbeitskräfte nach Bedarf zu erhöhen oder zu verringern, schnell auf Wettbewerbsbedrohungen zu reagieren und neue Chancen in unserer schnelllebigen, globalen und digitalen Wirtschaft zu nutzen.

Die Anforderungen an ein VMS sind hoch – aber Ihr Unternehmen profitiert davon.