Was ist ein Vendor-Management-System oder VMS?

Die Bezeichnung und das Akronym mögen rätselhaft klingen, aber die Ergebnisse sind eindeutig.

Ein Vendor-Management-System (VMS) kann erhebliche Vorteile bei der Suche und Verwaltung externer Arbeitskräfte bringen.

Ein VMS bietet umfassende Transparenz über Fremdpersonal.

Angesichts einer zunehmend komplexen und vielschichtigen globalen Belegschaft müssen Unternehmen einen klaren Überblick darüber gewinnen, wer, wo, warum, wann und in welchem Umfang für sie arbeitet.

Wenn Führungskräfte die Antworten auf diese Fragen geben können, sind sie im Beschaffungs- und Personalwesen besser gerüstet, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und nicht ins Hintertreffen zu geraten.

Ein VMS, oder Vendor-Management-System, ist eine cloudbasierte Softwareplattform, die ein häufiges Problem vieler globaler Unternehmen löst: die Suche, Einstellung und Verwaltung von Fremdpersonal – sowohl befristet Beschäftigter als auch Dienstleister. 

Vor dem Hintergrund, dass 65 % der Führungskräfte angeben, dass sie für kritische Geschäftsfunktionen auf externe Arbeitskräfte zurückgreifen, und 91 % erwarten, dass der Einsatz externer Arbeitskräfte in den nächsten drei Jahren zunehmen wird¹, ist ein VMS heute notwendiger als je zuvor.
 

1SAP Fieldglass hat in Zusammenarbeit mit Oxford Economics eine globale Studie durchgeführt, in der untersucht wurde, in welcher Form externe Arbeitskräfte die Arbeitsprozesse verändern. Lesen Sie die Studie hier.
 

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Die zunehmende Globalisierung, ein wettbewerbsintensiverer Markt und die Notwendigkeit, spezialisierte Positionen zu besetzen, sind nur einige der Gründe, warum Unternehmen zunehmend auf Fremdpersonal angewiesen sind – Auftragnehmer, Zeit- und Saisonarbeiter und Servicefirmen, die im Rahmen von Leistungsbeschreibungen beschäftigt werden –, um die eigene Talentbasis zu erweitern und zu ergänzen. Mit den heutigen digital arbeitenden, mobilen und globalen Talenten können Unternehmen agil und flexibel Arbeitskräfte und Services weltweit rekrutieren, um sich gefragte Talente zu sichern, den Personalbestand zu vergrößern oder zu verkleinern, die Wertschöpfung zu beschleunigen und – letztendlich – die weniger agile Konkurrenz abzuhängen. 

Den richtigen Mix an Arbeitskräften zu finden und zu verwalten, kann jedoch eine Herausforderung sein. Es gibt Finanz-, Rechts-, Compliance-, Sicherheits- und Kostenaspekte zu berücksichtigen, insbesondere wenn es um die Beschäftigung flexibler, geografisch verteilter Arbeitskräfte geht. Unternehmen, die ihren erweiterten Mitarbeiterstamm intern ohne VMS verwalten, können auf administrative und verwaltungstechnische Herausforderungen stoßen. Arbeitskräfte und Auftragnehmer können über verschiedene Länder oder Kontinente mit unterschiedlichen Compliance-Vorschriften und Arbeitsgesetzen oder über verschiedene Unternehmensabteilungen mit unterschiedlichen internen Prozessen und Technologien verteilt sein. Da viele Akteure und Regionen an der Talentsuche, der Einstellung und dem Onboarding-/Offboarding-Prozess beteiligt sind, können sich Missverständnisse, Ineffizienz, unverfolgte Prozesse und mangelnde Transparenz einschleichen.

Eine wichtige Ressource, die näher betrachtet werden sollte

Untersuchungen, die von SAP Fieldglass in Zusammenarbeit mit Oxford Economics durchgeführt wurden, ergaben, dass sich nur die Hälfte der Führungskräfte für gut informiert hält, wenn es um die Personalkosten für ihre befristet Beschäftigten geht. Nur 40–47 % der Führungskräfte sind der Ansicht, dass sie sehr gut über die Compliance, die Verantwortlichkeiten der Zeitarbeiter, die Beschäftigungsdauer, die Qualität der Arbeit, die Anzahl der Arbeitskräfte und den Zugang zu Einrichtungen informiert sind. 

Ein ähnliches Muster zeigt sich bei den Dienstleistern. Nur 53 % sind „sehr gut informiert“ über die Verantwortlichkeiten der Dienstleister, und noch weniger wissen über die Dauer der Arbeiten, den Zugang zu Einrichtungen, Systemen und vertraulichen Informationen, die Qualität der Arbeit, den Fortschritt im Hinblick auf Meilensteine und/oder Leistungen sowie die Einhaltung von Lizenzen und Zertifizierungen Bescheid.

Klarheit schaffen: Die wichtigsten Merkmale eines robusten VMS

Nicht alle auf dem Markt erhältlichen Vendor-Management-Lösungen sind gleich. Jedes Unternehmen muss nach den Funktionen und Vorteilen eines robusten VMS suchen. 

Hier sind die sechs wichtigsten Vorzüge der besten Vendor-Management-Systeme:

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Vollständige Transparenz der Belegschaft

Mit einer Software für das Vendor-Management kann ein Unternehmen einen organisierten und systematischen Ansatz für die Verwaltung seiner flexiblen Arbeitskräfte wählen. Ein VMS macht es Unternehmen leicht, die Belegschaft voll transparent zu machen, Kosteneinsparungen zu maximieren, die Qualität und Effizienz der Arbeitskräfte zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen.

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Umfassendes Reporting

Mit Software für das Vendor-Management können Benutzer Zeit, Kosten, Compliance, Qualität und Quantität genau bewerten, indem sie umfassende datengestützte Berichte erstellen und die Ergebnisse dann mit der gesamten Branche vergleichen.

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Effiziente Prozesse und Compliance

Unternehmen können ein VMS nutzen, um unternehmensweit konsistente Verfahren zu implementieren, die verschiedene Abteilungen, Standorte, Marken oder Unternehmensbereiche umfassen – selbst wenn die Programme unabhängig voneinander verwaltet werden. Dies sorgt nicht nur für mehr Effizienz, sondern ermöglicht auch die Einhaltung von lokalen und internen Richtlinien.

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Nachverfolgung von Bewerbern

Ein VMS verfügt über leistungsstarke Funktionen zur Bewerbernachverfolgung, die Unternehmen dabei helfen, die besten Talente und Services zu finden und gleichzeitig einen effizienteren Einstellungsprozess zu gewährleisten. Von der Anforderung einer Ressource bis zum Onboarding der Arbeitskräfte führt die Anwendung automatisierte Aktionen durch, die lästige Verwaltungsaufgaben überflüssig machen. Die Personalleiter haben von jedem Ort aus Zugriff, um Positionen sofort zu genehmigen oder abzulehnen, sodass der jeweilige Workflow ohne Verzögerung fortgesetzt werden kann.

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Datenanalyse

Die Datenanalysefunktionen der Vendor-Management-Software können eine bessere unternehmensweite Entscheidungsfindung ermöglichen. Ein VMS bietet einen direkten Zugriff auf das gesamte Programm für befristet Beschäftigte eines Unternehmens, um Erfolge zu messen, notwendige Anpassungen vorzunehmen und kontinuierlich positive Ergebnisse zu erzielen.

Zusätzlich zu den Hauptmerkmalen eines VMS gibt es auch viele weitere Vorteile, die Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Erfahren Sie mehr im folgenden Artikel in unserer Bibliothek: Was sind die Vorteile eines Vendor-Management-Systems (VMS)?