¿Qué es un sistema de gestión de proveedores, o VMS?

El nombre y el acrónimo pueden parecer poco apropiados, pero los resultados son claros.

El software de gestión de proveedores puede otorgar beneficios significativos para encontrar y gestionar al personal externo.

Un VMS brinda una visibilidad aguda de la fuerza laboral externa

Con una fuerza laboral global cada vez más compleja y multicanal, las empresas deben obtener información estratégica clara sobre quién está trabajando para ellas, dónde, por qué, cuándo, y con qué tarifas.

Con las respuestas a estas preguntas, líderes de Compras y de RR. HH. tendrán más solidez para obtener una ventaja competitiva y no se quedarán atrás.

Un VMS, o sistema de gestión de proveedores, es una plataforma de software basada en la nube que resuelve un problema común de muchas empresas globales: cómo encontrar, comprometer y gestionar a su fuerza laboral externa – tanto mano de obra contratada o contingente como proveedores de servicios. 

El 65% de los ejecutivos informa que usa fuerza laboral externa para funciones críticas del negocio, y el 91% espera que el uso de la fuerza laboral externa crezca durante los próximos tres años¹. Hoy, un VMS es más necesario que nunca.
 

1SAP Fieldglass, en colaboración con Oxford Economics, realizó un estudio de investigación global que examina cómo la fuerza laboral externa está dando nueva forma a la manera de realizar el trabajo. Vea el informe aquí.
 

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Una mayor globalización, un mercado más competitivo y la necesidad de cubrir roles especializados son solo algunas de las razones por las cuales las empresas dependen cada vez más de la fuerza laboral externa –contratistas, personal temporal y estacional, y empresas de servicios gestionados mediante Declaraciones de trabajo (SOW)– para aumentar y complementar su base de talento total. Con el talento digital, remoto y global de hoy en día, las empresas pueden contratar individuos y servicios en todo el mundo con flexibilidad y agilidad, y así asegurarse el talento más demandado, agrandarse o achicarse, acelerar la obtención de valor y –en última instancia– superar a la competencia menos ágil. 

Pero encontrar y gestionar la composición adecuada de la fuerza laboral puede ser complejo. Es necesario considerar las implicancias financieras, legales, de cumplimiento, seguridad y costos, especialmente cuando se trata de emplear una fuerza laboral flexible y geográficamente distribuida. Las empresas que auto gestionan internamente su fuerza laboral extendida sin un VMS pueden encontrarse con desafíos administrativos y gerenciales. El personal y los contratistas de mano de obra pueden estar repartidos en distintos países o continentes con diferentes leyes laborales y normativas de cumplimiento, o en distintos departamentos de una misma empresa con diferentes procesos y tecnologías internos. Dado que hay muchas partes y zonas geográficas involucradas en el proceso de abastecimiento, contratación de talento y on-boarding/off-boarding de talento, hay un gran potencial de mala comunicación, ineficiencia, falta de seguimiento, y poca visibilidad.

Un recurso importante que necesita iluminación

La investigación llevada a cabo por SAP Fieldglass, en colaboración con Oxford Economics, concluyó que solo la mitad de los ejecutivos considera que tiene buena información sobre el costo de su fuerza laboral contingente. Solo el 40-47% de los ejecutivos considera que tiene muy buena información sobre cumplimiento, responsabilidades, permanencia, calidad del trabajo, cantidad de personas y acceso a las instalaciones del personal contingente. 

Surge un patrón similar en la compra de servicios. Solo el 53% considera que tiene "muy buena información" sobre las responsabilidades de los proveedores de servicios, y son menos aún quienes conocen duración del trabajo, acceso a las instalaciones, sistemas e información confidencial, calidad del trabajo, avance según hitos y/o entregables, y cumplimiento de licencias y certificaciones.

Ahora se ve con claridad: las características clave de un VMS sólido

No todas las soluciones de gestión de proveedores del mercado son iguales. Cada empresa debe buscar las características y propuestas de valor de un VMS sólido. 

Estas son las seis cualidades más importantes de los mejores sistemas de gestión de proveedores:

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Visibilidad de la fuerza laboral total

Con el software de gestión de proveedores, una empresa puede adoptar un enfoque más organizado y sistemático para gestionar su fuerza laboral flexible. Un VMS facilita la visibilidad de la fuerza laboral total, maximiza el ahorro de costos, mejora la calidad y eficiencia del personal, y refuerza el cumplimiento.

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Informes integrales

El software de gestión de proveedores permite evaluar con precisión tiempo, costo, cumplimiento, calidad y cantidad usando informes completos basados en datos, luego comparar la evaluación entre su industria.

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Procesos y cumplimiento eficientes

Las organizaciones pueden sacar ventaja de un VMS para implementar procedimientos que sean consistentes en toda la organización, inclusive entre diferentes departamentos, ubicaciones geográficas, marcas o divisiones, incluso si los programas se gestionan independientemente unos de otros. Esto no solo ayuda con eficiencias organizacionales sino que también garantiza el cumplimiento de las normativas gubernamentales locales y las políticas internas.

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Seguimiento de postulantes

Un VMS tiene una poderosa funcionalidad de seguimiento de postulantes que ayuda a conseguir el mejor talento y servicio, creando a la vez un proceso de contratación más eficiente. Desde que se solicita un recurso hasta que se incorpora al personal, la aplicación corre acciones automatizadas que eliminan las tareas administrativas tediosas. Gerentes de contratación tienen acceso desde cualquier lugar para aprobar o rechazar puntos al instante, permitiendo que el flujo de trabajo avance sin demora.

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Análisis de datos

Las capacidades para análisis de datos del software de gestión de proveedores permiten mejorar la toma de decisiones en toda la empresa. Un VMS brinda acceso directo al programa completo de gestión de la fuerza laboral contingente para medir logros, hacer los ajustes necesarios, y producir resultados positivos continuamente.

Además de las características clave de un VMS, también existen muchos beneficios excelentes que les permiten a las empresas obtener una ventaja competitiva.

Conozca más información en nuestro artículo destacado de la biblioteca: ¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de proveedores?