Quels sont les avantages d'un système de gestion des fournisseurs ?


Découvrez les 10 principaux avantages qu'un système de gestion des fournisseurs (VMS) peut apporter à votre entreprise...

...si, bien sûr, il est adapté à votre entreprise.

 

Vous n'êtes pas seul. La plupart des entreprises ont des difficultés à gérer leur personnel temporaire.

Face à l'augmentation de la main-d'œuvre externe, les entreprises doivent ajuster leurs stratégies d'acquisition et de gestion des talents. Un système de gestion des fournisseurs, communément appelé VMS, peut fournir une vue globale des prestataires de services et des talents externes que les entreprises vont chercher sur tous les canaux et dans le monde entier.

Cependant, toutes les solutions VMS ne se valent pas. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur les avantages d'un système de gestion des fournisseurs.

Les pratiques traditionnelles des responsables RH et Achats ne sont pas adaptées aux aspects uniques qui caractérisent la gestion de la main-d'œuvre externe. Pour rester compétitives à l'échelle mondiale, les entreprises se tournent vers des solutions technologiques basées sur le cloud telles qu'un système de gestion des fournisseurs (VMS). 

Pourquoi ?

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Un VMS peut gérer les coûts de main-d'œuvre, optimiser la productivité et augmenter l'efficacité. 

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Un VMS peut offrir la transparence dont les responsables RH et Achats ont besoin pour s'assurer que leur entreprise a recours à des talents externes éligibles disposant des certifications et autres qualifications requises.

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En instaurant une véritable collaboration entre les fonctions RH et Achats et en implémentant le VMS adapté, l'entreprise peut maximiser la valeur de tous ses engagements avec des prestataires de services.

 

Lorsque vous vous mettez en quête d'un système de gestion des fournisseurs, il est essentiel de comprendre et d'évaluer comment chaque solution VMS peut accélérer les résultats de votre entreprise.

Pour démarrer, voici les 10 principaux avantages qu'un VMS adapté peut apporter à votre entreprise et qui vous permettront d'améliorer vos indicateurs de performance clés.

 


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Automatisation des processus

Les processus automatisés dans le cloud peuvent faciliter la sélection, la vérification, la gestion des affectations, la gestion de projets, l'intégration, le départ et la facturation. Les solutions VMS simplifient le processus d'extension des affectations ou des contrats, de gestion des dépenses et de réponse aux nouvelles opportunités. Par ailleurs, elles conservent un enregistrement des données des talents externes de l'entreprise. Ainsi, les responsables du recrutement savent qui réengager et si la certification d'un travailleur est à jour. À mesure que la main-d'œuvre externe augmente, il est indispensable pour les entreprises de tenir à jour un registre de leurs sous-traitants tout comme elles le font pour leurs salariés.

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Respect de la conformité

Chaque jour, votre entreprise est confrontée à des problèmes de conformité essentiels, internes comme externes. Des réglementations gouvernementales qui varient d'un pays à l'autre aux politiques d'intégration d'entreprise, un VMS peut limiter les risques en vous aidant à :

  • gérer l'ensemble de vos informations dans un système unique pour créer des pistes d'audit unifiées ;
  • utiliser les rappels importants, tels que l’expiration des VISA, les avis de période de travail ou les exigences en matière de licence ; 
  • créer des contrôles pour les approbations pertinentes ;
  • accéder à un point d’entrée unique pour tous vos sites et unités opérationnelles afin d’éviter des résultats inexacts ou dissociés.
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Intégration de vos partenaires fournisseurs

Avec un VMS basé sur le cloud, les entreprises peuvent sélectionner des fournisseurs en fonction de métriques prédéfinies et suivre leurs performances pendant toute la durée du contrat. Assurez-vous toutefois que vous pouvez également intégrer vos propres fournisseurs. Ce faisant, vous bénéficiez d'un meilleur contrôle sur la sélection des fournisseurs et pouvez être plus confiant quant à la qualité et à la valeur qui seront fournies.

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Intégration de la mobilité dans les procédures de paiement

Un système de gestion des fournisseurs basé sur le cloud permet de suivre les temps, de traiter les paiements et de rembourser les notes de frais à partir d'un ordinateur de bureau ou d'un terminal mobile. Certaines solutions robustes vous offrent également la possibilité d'intégrer à la solution vos systèmes existants de suivi des temps ou de traitement des paiements. Dans les deux cas, vous obtenez un avantage net : un système de facturation électronique efficace et économique pour réduire le temps consacré aux tâches administratives et faciliter le reporting de rapprochement automatique et détaillé.

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Réduction des coûts

Un système de gestion des fournisseurs (VMS) fait économiser de l'argent à votre entreprise de bien des façons. Améliorez votre gestion de la paie et notez les écarts en termes d'heures supplémentaires ou de tarifs exagérés. Exploitez les ressources déjà présentes dans votre système afin d'éviter des frais de recrutement et de formation supplémentaires. Obtenez des insights sur les différents types de main-d'œuvre et les tarifs associés pour prendre de meilleures décisions.

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Renforcement de la transparence

En mettant en œuvre une solution centrale et fiable pour la gestion de votre personnel multicanal, vous bénéficiez d'une meilleure visibilité sur les personnes qui travaillent pour vous, leur localisation, et les actifs et les installations auxquelles elles ont accès. Vous pouvez ainsi mieux comprendre leur valeur. Un VMS vous donne un accès direct à l'ensemble de votre force de travail et vous permet de suivre et de gérer tous les types de main-d'œuvre, même celle rémunérée par un tiers. 

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Réduction de la durée du cycle de traitement des demandes ou « délai de recrutement »

L'un des indicateurs de performance clés les plus courants pour les gestionnaires de talents est la mesure du délai de recrutement. Les solutions de sourcing automatisé devraient vous aider à identifier rapidement les meilleurs talents et à améliorer l'expérience des candidats. En effet, la rapidité est primordiale pour devancer la concurrence, et réduire le délai de recrutement contribue à l'agilité de l'entreprise. Imaginez si vous pouviez faire passer le temps de traitement des demandes de plusieurs mois à quelques jours.

 

 

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Amélioration du processus d'intégration

Les travailleurs possédant des compétences très demandées sont plus susceptibles de sélectionner les entreprises avec lesquelles il est plus facile de travailler et qui disposent d'un processus fiable pour la facturation, le paiement et le remboursement. Des processus automatisés et clairement définis contribuent à la satisfaction des travailleurs et favorisent la productivité des prestataires.

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Renforcement de la main-d'œuvre et de l'écosystème de talents

Prenez des décisions plus avisées dès le départ pour être sûr de disposer d'une main-d'œuvre plus stratégique à long terme. Par exemple, utilisez la plateforme pour évaluer le type de main-d'œuvre idéal (IC, intérimaire, interne, etc.) pour chaque rôle, puis déterminez la meilleure façon de la recruter (fournisseur privilégié, ancien employé connu, intérimaire existant, etc.). Prenez en considération l'écosystème de solutions utilisées par le prestataire de services. Ce type de détail est amené à devenir de plus en plus important pour les entreprises qui recrutent des talents flexibles sur des plateformes en ligne et souhaitent utiliser des services en ligne complémentaires afin d'accroître leur agilité et gagner du temps.

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Exploitation d'outils de reporting et d'analyse avancés

Les solutions VMS dotées de puissantes fonctionnalités d'analyse de données et de Machine Learning vous permettent de comparer, en quelques instants, les tarifs des talents par rapport à des exigences spécifiques en matière de compétences et d'expérience. Vous avez la possibilité d'exécuter des scénarios de recrutement, de lancer une stratégie et une planification de talents pour, en fin de compte, proposer des candidats pour les postes à pourvoir. Une fois le processus d'intégration terminé, les responsables du recrutement peuvent suivre l'évolution des tarifs sur le marché afin d'éviter qu'un concurrent ne propose une meilleure offre et débauche vos meilleurs talents.

Résumé

En définitive, le VMS adapté à votre entreprise vous permettra de gagner en agilité, d'avoir à disposition des compétences rares, d'augmenter et de réduire vos capacités en fonction de la demande, de réagir rapidement aux menaces représentées par la concurrence, et de vous adapter pour exploiter les nouvelles opportunités dans l'économie mondiale d'aujourd'hui, numérique, en constante mutation et connectée en permanence.

C'est beaucoup demander à un VMS, mais c'est indispensable.