Qu'est-ce qu'un système de gestion des fournisseurs (VMS) ?

L'appellation et l'acronyme peuvent être trompeurs, mais les résultats, eux, sont clairs.

Les logiciels de gestion des fournisseurs peuvent présenter des avantages considérables pour la recherche et la gestion de la main-d'œuvre externe.

Un VMS offre une visibilité accrue sur la main-d'œuvre externe

Dans un monde où la main-d'œuvre mondiale est de plus en plus complexe et multicanale, les entreprises doivent disposer d'informations claires sur divers aspects de leur personnel externe : identité, localisation, motif de recrutement, période de travail et tarifs.

Les responsables Achats et RH capables de répondre à ces questions seront davantage susceptibles de prendre une longueur d'avance et éviteront de se laisser distancer.

Un VMS, ou système de gestion des fournisseurs, est une plateforme logicielle basée sur le cloud qui résout un problème commun à de nombreuses entreprises mondiales : trouver, engager et gérer une main-d'œuvre externe (sous-traitants, travailleurs temporaires et prestataires de services).  

Alors que 65 % des dirigeants déclarent avoir recours à des travailleurs externes pour assurer des fonctions stratégiques et que 91 % s'attendent à une hausse du recours à la main-d'œuvre externe au cours des 3 prochaines années¹, un VMS est plus important que jamais.
 

1SAP Fieldglass, en collaboration avec Oxford Economics, a mené une étude mondiale dont l'objectif était d'examiner la façon dont la main-d'œuvre externe révolutionne le monde du travail. Consultez le rapport ici.
 

what-is-a-vms


La mondialisation croissante, un marché de plus en plus concurrentiel et la nécessité de pourvoir des rôles spécialisés ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles les entreprises s'appuient de plus en plus sur une main-d'œuvre externe pour augmenter et compléter leur base de talents. Cette main-d'œuvre comprend des sous-traitants, des travailleurs intérimaires et saisonniers, et des sociétés de services gérées dans le cadre d'énoncés de travaux (SOW). À l'ère du numérique, les entreprises peuvent recruter des talents et souscrire à des services dans le monde entier, à distance. Elles s'assurent ainsi une agilité et une flexibilité qui leur permettent d'avoir à disposition des compétences très sollicitées, d'augmenter ou de réduire leurs capacités, d'accélérer la création de valeur ajoutée et, en fin de compte, d'évincer les concurrents moins flexibles. 

Cependant, trouver et gérer la bonne combinaison de main-d'œuvre peut s'avérer difficile. En effet, il est nécessaire de prendre en compte les enjeux en matière de coût, de sécurité, de conformité, tout comme les enjeux financiers et juridiques, en particulier lorsqu'il s'agit d'employer une main-d'œuvre flexible géographiquement distribuée. Les entreprises qui gèrent leur main-d'œuvre étendue en interne sans VMS peuvent rencontrer des défis administratifs et de gestion. Les travailleurs et sous-traitants peuvent résider dans divers pays et continents, avec des législations différentes en matière de conformité et de travail, ou être répertoriés dans plusieurs services de l'entreprise disposant de processus et de technologies variés. De nombreux intervenants et régions étant impliqués dans la sélection, le recrutement et l'intégration/le départ des talents, le risque de mauvaise communication, d'inefficacité, d'absence de suivi des processus et de faible visibilité est grand.

Une ressource majeure, mais mal maîtrisée

Une étude menée par SAP Fieldglass, en collaboration avec Oxford Economics, a révélé que seule la moitié des dirigeants estime être bien informée sur les taux de main-d'œuvre facturés pour leur main-d'œuvre temporaire. Seuls 40-47 % des dirigeants estiment être très bien informés sur les questions relatives à la conformité ainsi qu'aux responsabilités, aux fonctions, à la qualité du travail, au nombre et à l'accès aux installations des travailleurs temporaires. 

Une tendance similaire se dessine concernant l'achat de services. Seuls 53 % sont « très bien informés » sur les responsabilités des prestataires de services, et ce pourcentage diminue pour ce qui est de la période de travail, l'accès aux installations, aux systèmes et aux informations confidentielles, la qualité du travail, l'avancement par rapport aux jalons et/ou aux livrables, et la conformité des licences et des certifications.

Les principales fonctionnalités d'un VMS solide

Toutes les solutions de gestion des fournisseurs ne se valent pas. Les entreprises doivent avant tout rechercher les fonctionnalités et les propositions de valeur qui caractérisent un VMS solide. 

Voici les 6 paramètres majeurs à prendre en compte :

total-workforce-visibility

Visibilité totale sur la main-d'œuvre

Avec un logiciel de gestion des fournisseurs, une entreprise peut gérer sa main-d'œuvre flexible de façon plus organisée et systématique. Obtenir une visibilité totale sur sa main-d'œuvre, maximiser ses économies, améliorer la qualité et l'efficacité de son personnel et respecter les règles de conformité devient un jeu d'enfant.

comprehensive-reporting

Reporting complet

Les logiciels de gestion des fournisseurs permettent aux utilisateurs d'évaluer avec précision le temps, les coûts, la conformité, la qualité et la quantité, en générant des rapports complets axés sur les données, puis en comparant les résultats de leur analyse à l'ensemble du secteur.

efficient-processes

Processus efficaces et conformité

Les entreprises peuvent utiliser un VMS pour mettre en œuvre des procédures cohérentes dans l'ensemble de l'organisation, y compris dans différents services, régions géographiques, marques ou divisions, et ce même si les programmes sont gérés indépendamment les uns des autres. C'est un moyen non seulement d'améliorer l'efficacité organisationnelle, mais aussi de garantir la conformité avec les politiques internes et gouvernementales locales.

applicant-tracking

Suivi des candidats

Un VMS dispose d'une puissante fonctionnalité de suivi des candidats qui permet aux entreprises d'acquérir les meilleurs talents et services, tout en créant un processus de recrutement plus efficace. De la demande de ressource à l'intégration des travailleurs, l'application exécute des actions automatisées qui éliminent les tâches administratives fastidieuses. Les responsables du recrutement peuvent accéder à l'application depuis n'importe quel appareil, ce qui leur permet d'approuver ou de refuser des actions instantanément, et ainsi de ne pas retarder le workflow concerné.

data-analysis

Analyse des données

Les fonctionnalités d'analyse des données offertes par les logiciels de gestion des fournisseurs peuvent favoriser une meilleure prise de décision à l'échelle de l'entreprise. Un VMS fournit un accès direct à l'ensemble du programme de gestion de la main-d'œuvre temporaire d'une entreprise, ce qui permet à cette dernière de mesurer son taux de réussite, de procéder aux ajustements nécessaires et de générer des résultats positifs en permanence.

Outre les principales fonctionnalités d'un VMS, de nombreux autres avantages aident les entreprises à prendre une longueur d'avance.

Pour en savoir plus, consultez notre article associé : Quels sont les avantages d'un système de gestion des fournisseurs (VMS) ?