ベンダー管理システム (VMS) のメリットは何ですか?


ベンダー管理システム (VMS) がメリットをもたらすことができる 10 通りの方法を紹介します...

...ただし、貴社に適した VMS であることが条件です。

 

貴社だけではありません。ほとんどの企業が派遣・業務委託スタッフの管理に悪戦苦闘しています。

外部人材の増加に伴い、企業は人材獲得戦略や人材管理戦略を調整する必要に迫られています。ベンダー管理システム (VMS) は、企業が世界中でさまざまなチャネルから調達する外部人材やサービスプロバイダーの全体像を把握できるようにします。

ただし、すべての VMS ソリューションが同じというわけではありません。ベンダー管理システムのメリットを詳しく知りたい方は読み進めてください。

従来の人事管理プラクティスや調達・購買管理プラクティスでは、外部人材管理固有の側面に対応することができません。企業は、国際競争力を維持するために、ベンダー管理システム (VMS) などのクラウドベースのテクノロジーソリューションの導入に踏み切っています。  

なぜでしょうか?

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VMS は、人件費を管理し、生産性を最大化し、効率を高めることができます。  

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VMS は、人事および調達・購買部門の管理職が必要な認定やその他の資格を備えた適格な外部人材の雇用を確保するために必要な透明性を提供できます。

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企業は、適切な VMS を導入し、調達・購買と人事の真のコラボレーションを実現することにより、サービスプロバイダーとのすべてのエンゲージメントの価値を最大化できます。

 

ベンダー管理システムを探し始めるに当たっては、各 VMS ソリューションがどのようにしてビジネス成果の達成を迅速化できるのかを理解し、評価することが重要です。

初めに、主要業績評価指標の向上につながる、適切な VMS がメリットをもたらすことができる 10 通りの方法を紹介します。

 


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プロセスの自動化

クラウドでのプロセスの自動化は、調達、身元調査、アサインメント管理、プロジェクト管理、オンボーディング、オフボーディング、および請求の助けとなります。VMS ソリューションは、割り当てや契約の延長、支出の管理、および新しい機会への対応プロセスを簡素化します。また、会社の外部人材の記録を収集し、採用マネージャーが再雇用すべき人物やスタッフの認定が最新かどうかを把握できるようにします。外部人材が増えたら、フルタイムスタッフと同様に請負業者の記録を維持することが非常に重要です。

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コンプライアンスの確保

企業は、社内外の重要なコンプライアンス問題に日々直面しています。VMS は、次のようなことに役立つため、国ごとに異なる法規制から企業のオンボーディングポリシーに至るまで、リスクを軽減できます。

  • 1 つのシステムですべての情報を維持管理して無限の監査証跡を作成する
  • ビザの有効期限、在職期間通知、ライセンスコース要件などの重要なリマインダーを活用する 
  • 関連する承認に関するコントロールを作成する
  • すべてのロケーションやビジネスユニットについてアクセスポイントを一元化し、正確性や脈絡を欠いた結果を回避する
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サプライヤーパートナーの統合

クラウドベースの VMS により、事前定義した指標に該当するベンダーを選定し、契約期間中のパフォーマンスを追跡できます。また、サプライヤーを統合することも可能です。そうすることにより、サプライヤーの選定に対する管理能力が強化され、提供される品質と価値について確信を深めることができます。

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支払手続きのモビリティ実現

クラウドベースのベンダー管理システムは、デスクトップまたはモバイルデバイスからの勤怠管理、支払処理、および経費払戻をサポートできます。また、堅牢なソリューションは、既存の勤怠管理または支払処理システムとの統合も可能です。いずれの場合も、効率的でコスト効果の高い電子請求手段により、管理時間の短縮や詳細な自動照合レポートの促進といったメリットが得られます。

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コストの削減

ベンダー管理システム (VMS) の利用は、さまざまな形でコストを削減するのに役立ちます。給与管理を改善すれば、時間外勤務の不一致や不当な賃金率を発見できます。システムにすでに存在するリソースを活用すれば、追加の採用およびトレーニング費用を回避できます。さまざまな雇用形態とそれぞれの賃金率を把握すれば、意思決定を改善できます。

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透明性の向上

マルチチャネルの労働力を一元的に管理できる信頼性の高いソリューションを導入することにより、どのような人が働いているのか、どこにいるのか、どの資産や設備にアクセスできるのかを把握し、その人材の価値をより深く理解できるようになります。VMS では、あらゆるタイプの労務を追跡・管理するために、サードパーティーを介して支払いを受ける要員を含め、すべての要員に直接アクセスできます。  

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求人募集期間または「欠員補充に要する期間」の短縮

人事責任者が測定している最も一般的な主要業績評価指標の 1 つは、欠員補充に要する期間です。調達自動化ソリューションは、適切な人材の迅速な獲得や採用候補者エクスペリエンスの改善に役立ちます。競合他社を出し抜くにはスピードが非常に重要であり、欠員補充に要する期間の短縮は組織の俊敏性向上に貢献します。求人募集期間が数カ月から数日に短縮されたらどうなるか想像してみてください。

 

 

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オンボーディングプロセスの改善

需要が高いスキルを備えた人材は、働きやすく、しっかりした請求、支払い、および払い戻しプロセスが用意された企業を選ぶ傾向にあります。明確に定義された自動化プロセスはスタッフの満足度に貢献し、請負業者の生産性向上をスムーズに実現します。

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より強力な労働力と人材エコシステムの構築

長期的により戦略的な人材を確保するには、よりスマートな意思決定を前もって行う必要があります。例えば、プラットフォームを使用して、各役割の理想的な雇用形態(IC、臨時、インターンなど)を評価した上で、最適な調達方法(優先サプライヤー、既知の卒業生、既存の臨時労働者など)を決定します。そして、サービスプロバイダーと統合されたソリューションのエコシステムに注目します。こうした連携は、オンラインマーケットプレイスを介して柔軟な人材を雇用している企業や、俊敏性の向上と時間の節約のためにその他の補完的なオンラインサービスを活用したいと考えている企業にとって、今後ますます重要になります。

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高度なレポーティングやアナリティクスの活用

強力な VMS ソリューションは、堅牢なデータアナリティクス機能や機械学習機能を搭載しており、特定のスキルや経験を備えた人材の賃金水準を素早く把握できます。それにより、採用シナリオを実行し、人材戦略・計画を開始し、最終的にポジションに対する候補者を提案することが可能になります。オンボーディングの完了後も、採用マネージャーは現行の賃金率を常に把握できるため、競合他社がより良いオファーを提示して優秀な人材を引き抜くことはできなくなります。

サマリー

つまり、自社に適した VMS を使用すれば、絶えず動き続け、急速に変化するグローバルデジタルエコノミーにおいて俊敏性を維持し、希少なスキルを確保し、需要に応じて増員/減員し、競争上の脅威に迅速に対応し、軌道修正しながら新たな機会を活かすことができます。

VMS に求めることは数多くありますが、貴社にはその資格があります。