ベンダー管理システム (VMS) とは何ですか?

名称や略称は多少違っても結果は明らかです。

ベンダー管理ソフトウェアは、外部人材の発掘と管理の面で大きなメリットをもたらすことができます。

VMS は外部人材を正確に可視化します

世界中の人材の複雑化とマルチチャネル化が進む中、企業はどの人員がどこで、なぜ、いつ、いくらの賃金単価で作業しているかを明確に把握する必要があります。

調達・購買部門および人事部門のリーダーは、これらの疑問に対する答えを見いだすことにより、競争優位性を獲得し、後れを取らない体制を整えることができます。

ベンダー管理システム (VMS) は、クラウドベースのソフトウェアプラットフォームであり、契約社員や派遣社員とサービスプロバイダーの両方を含む外部人材を発掘、採用、管理するにあたって多くのグローバル企業が直面する一般的な問題を解決します。  

経営幹部の 65% が重要なビジネス機能に外部人材を使用していると答え、91% が今後 3 年間に外部人材の使用を拡大すると予想する現在、VMS は従来にも増して必要になっています。
 

1SAP Fieldglass は、Oxford Economics 社と共同で、外部人材が仕事のあり方を変革する状況に関して世界的な調査を行いました。レポートはこちらからご覧ください
 

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1 つにはグローバル化、市場競争の激化、専門的な役職を充たす必要性の高まりにより、企業は自社の人材基盤を補完・強化するために、請負業者、臨時労働者、季節労働者、サービス会社など、作業範囲記述書 (SOW) で管理される外部人材にますます依存するようになっています。今や人材のデジタル化、リモート化、グローバル化が進み、企業は世界中で個人やサービスを柔軟かつ俊敏に採用することにより、需要な高い人材の確保、増員/減員、価値実現までの時間の短縮を図り、最終的に、俊敏性に劣る競合企業に勝利することができます。  

しかし、人材の適切な組み合わせを発掘し、管理するのは、必ずしも容易ではありません。特に地理的に分散した柔軟な人材を採用する場合、財務、法務、コンプライアンス、セキュリティ、およびコスト面での影響を考慮する必要があります。VMS を使用せずに社内で拡張人材を自己管理している企業は、いつの間にか管理上および経営上の課題を抱えている可能性があります。従業員や労働請負業者は、コンプライアンスや労働法が異なる国や大陸に広がったり、内部のプロセスやテクノロジーが異なる部門に分散したりすることがあります。人材の調達、採用、オンボーディング/オフボーディングプロセスには多くの関係者や地域が関わるため、誤解、非効率、未追跡のプロセス、可視性の不足が生じる可能性は大です。

注目すべき主なリソース

Oxford Economics 社と共同で実施した SAP Fieldglass の調査によると、派遣・業務委託スタッフに対して請求される賃金率について十分な情報を得ていると考えている経営幹部は半数にとどまっています。また、コンプライアンス、非正規社員の責任、在職期間、業務品質、人数、および施設へのアクセスについて詳細な情報を得ていると考えている経営幹部は 40 ~ 47% にすぎません。 

サービス調達についても同様の傾向が見られます。サービスプロバイダーの責任について「詳細な情報を得ている」経営幹部は 53% にすぎず、作業期間、施設/システム/機密情報へのアクセス、業務品質、マイルストーンや成果物に照らした進捗、ライセンス/認定の遵守についての情報となると、その割合はさらに低くなります。

今ならはっきり見える:堅牢な VMS の主な機能

すべてのベンダー管理ソリューションが同じように構築されているわけではありません。すべての企業が堅牢な VMS の機能と価値提案を探す必要があります。  

主要ベンダー管理システムの最も重要な品質として、次の 6 つが挙げられます。

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人材の完全な可視化

ベンダー管理ソフトウェアを使用すれば、企業はより組織的かつ体系的なアプローチで柔軟な人材を管理できます。VMS を導入すれば、人材の完全な可視化、最大限のコスト削減、従業員の品質と効率の改善、コンプライアンスの徹底が容易になります。

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包括的なレポート

ベンダー管理ソフトウェアを使用すれば、ユーザーはデータ主導の包括的なレポートを作成し、業界全体と評価を比較することにより、時間、コスト、コンプライアンス、品質、および数量を正確に評価できます。

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効率的なプロセスとコンプライアンス

VMS を利用すれば、たとえプログラムが互いに独立して管理されている場合でも、部署、地理的な場所、ブランド、事業部などの枠を超えて、全社的に一貫した手順を導入できます。これは、組織効率の向上だけでなく、現地の政策や内部方針の遵守の徹底にも役立ちます。

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応募者の追跡

VMS は、優秀な人材やサービスの獲得を支援しながら、より効率的な採用プロセスを構築する強力な応募者追跡機能を備えています。リソースが依頼された時点から作業者がオンボーディングされる時点までのアクションをアプリケーションが自動化し、面倒な管理業務をなくします。採用マネージャーは、どこからでもアクセスして即座に項目を承認または却下できるため、各ワークフローを遅延なく進めることができます。

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データ分析

ベンダー管理ソフトウェアのデータアナリティクス機能により、全社規模で意思決定の改善を実現できます。VMS は、社内のすべての派遣・業務委託スタッフプログラムに直接アクセスしながら達成度の計測や必要な調整を行い、優れた成果を継続的に達成できるようにします。

VMS の主な機能に加えて、企業にとって競争優位性の獲得につながる優れたメリットも数多くあります。

詳細は、ライブラリーの特集記事「ベンダー管理システム (VMS) のメリットは何ですか?」をご覧ください。