O que é sistema de gestão de fornecedores ou VMS?

A designação e a sigla podem ser inadequadas, mas os resultados são claros.

O software de gestão de fornecedores pode propiciar benefícios significativos na busca e gestão de trabalhadores terceirizados.

O VMS oferece visibilidade precisa sobre a força de trabalho terceirizada

Com uma força de trabalho global cada vez mais complexa e multicanal, as empresas precisam ter uma visão clara de quem está trabalhando para elas, onde, por que, quando e por qual preço.

Com respostas a essas perguntas, os líderes de procurement e RH estarão mais bem preparados para ganhar vantagem competitiva e não ficar para trás.

O VMS, ou sistema de gestão de fornecedores, é uma plataforma de software em nuvem que resolve um problema comum para muitas corporações globais: como encontrar, interagir e gerenciar uma força de trabalho terceirizada – tanto autônomos como trabalhadores temporários e prestadores de serviços. 

Com 65% dos executivos relatando que usam mão de obra terceirizada em funções essenciais e 91% esperando que a contratação de trabalhadores terceirizados cresça nos próximos três anos¹, o VMS nunca foi tão necessário.
 

1O time SAP Fieldglass, em colaboração com a Oxford Economics, realizou uma pesquisa global que analisa como a força de trabalho terceirizada está reformulando o modo como o trabalho é realizado. Confira o relatório aqui.
 

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O aumento da globalização, o mercado mais competitivo e a necessidade de preencher funções especializadas são apenas algumas das razões pelas quais as empresas dependem cada vez mais da força de trabalho terceirizada – prestadores de serviços, trabalhadores temporários e sazonais, e empresas de serviços gerenciados por meio de SOW (Descrição de Serviços) – para reforçar e complementar a base total de talentos. Atualmente, com talentos globais, remotos e com base digital, as empresas podem contratar pessoas e serviços em todo o mundo com flexibilidade e agilidade, assegurando a presença de talentos em alta demanda, aumentando ou reduzindo o tamanho das equipes, acelerando o retorno e, em última análise, superando a concorrência menos ágil. 

No entanto, encontrar e gerenciar o mix certo de mão de obra pode ser um desafio. Há implicações financeiras, legais, de compliance, segurança e custos a considerar, especialmente quando se trata de empregar uma força de trabalho flexível, distribuída em diferentes locais. As empresas que administram internamente a força de trabalho estendida sem um VMS podem se deparar com desafios administrativos e gerenciais. Trabalhadores e prestadores de serviços podem estar espalhados em diversos países ou continentes com leis trabalhistas e compliance distintos ou talvez tenham sido alocados a departamentos da empresa com diferentes tecnologias e processos internos. Com muitos integrantes e locais envolvidos no processo de seleção, contratação e integração/desligamento de talentos, há um vasto potencial para erros de comunicação, ineficiência, processos não rastreados e pouca visibilidade.

Um recurso importante que precisa de clareza

Uma pesquisa realizada pelo time SAP Fieldglass, em colaboração com a Oxford Economics, revelou que apenas metade dos executivos se considera bem informada sobre a remuneração da mão de obra temporária. Apenas 40%—47% dos executivos se consideram muito bem informados sobre compliance, responsabilidades dos colaboradores temporários, prazos dos contratos, qualidade do trabalho, número de trabalhadores e acesso às instalações. 

Um padrão semelhante surge em relação à contratação de serviços. Apenas 53% consideram-se “muito bem informados” sobre as responsabilidades dos prestadores de serviços e um número menor ainda conhece aspectos como duração dos contratos, nível de acesso às instalações, sistemas usados, informações confidenciais, qualidade do trabalho, progresso em relação a marcos e/ou resultados, e compliance em termos de licenças e certificações.

Agora entendi: Os principais recursos de um VMS robusto

Nem todas as soluções de gestão de fornecedores disponíveis no mercado são criadas da mesma forma. Toda empresa precisa pesquisar os recursos e as propostas de valor de um VMS robusto. 

Apresentamos as seis qualidades mais importantes dos principais sistemas de gestão de fornecedores:

total workforce visibility

Visibilidade total da força de trabalho

Com um software de gestão de fornecedores, as empresas podem adotar uma abordagem mais organizada e sistemática para gerenciar a força de trabalho flexível. Com um VMS, as organizações obtêm visibilidade total da força de trabalho, maximizam a redução de custos, melhoram a qualidade e a eficiência dos trabalhadores, e aplicam o compliance com facilidade.

comprehensive reporting

Relatórios abrangentes

EO software de gestão de fornecedores permite que os usuários avaliem com precisão aspectos como tempo, custo, compliance, qualidade e quantidade, gerando relatórios abrangentes baseados em dados e comparando a avaliação com o setor como um todo.

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Compliance e processos eficientes

O VMS pode ser usado para a implementação de procedimentos consistentes em toda a organização, incluindo diferentes departamentos, locais geográficos, marcas ou divisões, mesmo que os programas sejam gerenciados individualmente. Isso não apenas ajuda a promover a eficiência organizacional, como também assegura adesão às políticas governamentais e internas.

Applicant Tracking

Rastreamento de candidatos

O VMS tem a poderosa funcionalidade de rastreamento de candidatos que ajuda as organizações a contratar os melhores talentos e serviços, ao mesmo tempo que cria um processo de contratação mais eficiente. Do momento em que um recurso é solicitado até o momento em que os trabalhadores são integrados, o aplicativo realiza ações automatizadas que eliminam tarefas administrativas tediosas. Onde quer que estejam, os gerentes de contratação têm acesso para aprovar ou rejeitar itens instantaneamente, viabilizando o rápido avanço do respectivo workflow.

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Análise de dados

As funções analíticas de dados do software de gestão de fornecedores podem habilitar a tomada de melhores decisões em toda a empresa. O VMS fornece acesso direto ao programa completo da força de trabalho temporária da organização para avaliar o sucesso, fazer os ajustes necessários e produzir resultados positivos continuamente.

Além dos principais recursos do VMS, há muitos benefícios excelentes que permitem às empresas obter vantagem competitiva.

Saiba mais em nosso artigo especial da biblioteca: Quais são os benefícios do VMS (sistema de gestão de fornecedores)?